FAQ - Unternehmerportal (Mitarbeiter-Gutscheine)

Das Unternehmerportal ist die zentrale Verwaltungsoberfläche für Ihre Mitarbeitergutscheine: Hier können Sie Mitarbeiter anlegen und verwalten, Gutschein-Zuwendungen konfigurieren, Versandarten festlegen und alle geplanten Zahlungen steuern. Mehr unter Mitarbeitergutschein.

Sie können Mitarbeiter einzeln manuell anlegen oder mehrere Mitarbeiter auf einmal per Excel- oder CSV-Import hochladen. Dabei legen Sie direkt fest, wie der Mitarbeiter den Gutschein erhalten soll (z. B. Konto, Karte, PDF per E-Mail). Mehr unter Verwaltungsoberfläche im Unternehmen.

Es stehen verschiedene Versand- bzw. Zustelloptionen zur Verfügung, etwa:

• Automatischer E-Mail-Versand (PDF mit QR-Code)
• Postversand, wenn keine E-Mail vorliegt
• Direkte Guthabenaufladung auf Konto oder Karte
• Download als PDF oder QR-Code direkt aus dem Portal heraus. Mehr unter Mitarbeiter hinzufügen. 

Wenn eine Karte bereits voll aufgeladen ist (z. B. 250 €), wird bei einer erneuten Zuwendung automatisch die nächste passende Versandart genutzt. Weitere Hintergründe zur Aufladungsgrenze von 250€ finden sie hier. 

Automatische Benachrichtigung: Falls die gewünschte Versandart aufgrund der erreichten Grenze nicht ausgeführt werden kann, erhalten Sie als Unternehmer automatisch eine E-Mail mit den Namen der betroffenen Mitarbeiter.

Alternative Versandarten:

✔ Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird der neue Gutschein automatisch als PDF mit QR-Code per E-Mail versendet, den der Mitarbeiter direkt an der Kasse einlösen kann.

✔ Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, können Sie den Gutschein als PDF im Mitarbeiterportal unter „Mitarbeiter" herunterladen und dem zugehörigen Mitarbeiter händisch aushändigen (siehe Foto).

✔ Erneute Aufladung nach Einlösung: Hat der Mitarbeiter seinen Gutschein eingelöst, sodass das Guthaben wieder unter die 250-€-Grenze fällt, erfolgt die nächste Zuwendung automatisch wieder auf die ursprünglich verknüpfte Gutscheinkarte.

Ja – wenn eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist, verschickt das System den Gutschein automatisch zum geplanten Datum als PDF-Anhänge. Bei mehreren Personen oder regelmäßigen Zuwendungen gehen diese automatisch, sobald das Datum erreicht ist.

Ja – Sie können wiederkehrende (monatliche / jährliche) Zuwendungen einrichten und das System übernimmt die automatische Verteilung der Gutscheine. Mehr unter Mitarbeiter hinzufügen.

In diesem Fall werden alternative Zustellmethoden (z. B. PDF zum Ausdruck) angeboten.

Nach jedem Gutschein-Versand stellen wir Ihnen die passenden Abrechnungsdokumente und Berichte automatisch zur Verfügung, damit Sie diese z. B. direkt an Ihre Buchhaltung übergeben oder exportieren können. Mehr unter Zahlungslauf. 

Ja – über das Portal können Sie jederzeit neue Gutscheine planen, nachbestellen oder bestehende Guthaben anpassen.

Prüfen Sie bitte:

✔ ob eine richtige E-Mail-Adresse hinterlegt ist

✔ ob der Newsletter/Spam-Ordner die PDF-Datei blockiert

✔ ob alternative Versandoptionen hinterlegt sind (z. B. Post).

Nutzen Sie die Awiti Wissensdatenbank oder kontaktieren Sie direkt den Support bzw. Ihren regionalen Ansprechpartner. Hinweise zu Hilfe & Dokumentation finden Sie im Unternehmensportal.