Mitarbeiter manuell hinzufügen

Mitarbeiter hinzufügen

Mit dem Awiti System können Sie Mitarbeiter einfach erfassen und ihnen steuerfreie Zuwendungen in Form von Stadtgutscheinen zuweisen. Der Prozess umfasst zwei Schritte: die Eingabe der Stammdaten und die Auswahl der Versandart.

Schritt 1: Stammdaten eingeben

1. Aktiv-Status festlegen

   Schalten Sie oben den Regler auf „Aktiv“, wenn der Mitarbeiter sofort aktiv sein soll.

2. Pflichtfelder ausfüllen

   Füllen Sie mindestens die mit * markierten Felder aus:

   • Personalnummer
   • Vorname
   • Nachname
3. Persönliche Daten ergänzen

   Tragen Sie optional weitere Informationen ein:

   • Anrede
   • Adresse (Straße, PLZ, Stadt)
   • Geburtstag
   • Telefon / Mobil
   • E-Mail
4. Standort auswählen

   Wählen Sie im Feld „Standort“ den passenden Standort aus.

5. Tags vergeben (optional)

   Nutzen Sie Tags, um den Mitarbeiter zu kategorisieren (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Minijob).

   → Mit „Neuer Tag“ können Sie einen neuen Tag anlegen.

6. Karte hinterlegen (optional)

   Falls der Mitarbeiter eine physische Karte erhält:

   • „QR Code scannen“ wählen
   • oder „Shortcode eingeben“
7. Speichern & fortfahren

   Klicken Sie unten auf „Weiter“, um den Mitarbeiter anzulegen.

Schritt 2: Versandart auswählen

Im nächsten Schritt legen Sie fest, wie der Mitarbeiter die Gutscheinzuwendung erhalten soll. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Zuweisung an Benutzeraccount

Empfohlen für registrierte Mitarbeitende

• Der Gutschein wird direkt auf das digitale Guthabenkonto des Mitarbeiters gebucht.
• Voraussetzung: Der Mitarbeiter ist bereits mit der entsprechenden E-Mail-Adresse im System registriert.

2. Zuweisung an Gutscheinkarte

Für digitale oder physische Karten

• Es muss eine gültige Gutscheinkarte vorliegen.
• Beim Anlegen des Mitarbeiters wird entweder der QR-Code gescannt oder der Shortcode manuell eingetragen.
• Das Guthaben wird direkt auf die Karte geladen.

3. PDF-Gutschein per E-Mai

• Der Gutschein wird als PDF-Anhang per E-Mail versendet.
• Voraussetzung: Es muss eine gültige E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinterlegt sein.
• Der Versand erfolgt automatisch am Ausführungstag.

4. PDF-Gutschein zum Ausdruck

Unabhängig von einer E-Mail-Adresse nutzbar

• Der Gutschein wird als druckfertiges PDF-Dokument bereitgestellt.
• Sie können die Datei im System herunterladen und manuell ausdrucken.
• Diese Option steht jederzeit zur Verfügung.

5. QR-Code als Text/Download

Für individuelle Weiterverwendung

• Ein individueller QR-Code wird automatisch generiert.
• Dieser kann als Bild- oder Textdatei heruntergeladen und z. B. in interne Systeme, Drucksachen oder Serienbriefe eingebunden werden.

Schritt 3: Speichern & Bearbeiten

Sobald Sie die gewünschte Versandart ausgewählt haben, klicken Sie auf „Speichern“, um den Mitarbeiter anzulegen.

Alle Angaben lassen sich bei Bedarf jederzeit nachträglich bearbeiten.