Überblick Plattformeinrichtung

E-Mail Texte

Anpassung automatischer E-Mails für verschiedene Empfängergruppen im Awiti-System mit Vorlagen und Anpassungsmöglichkeiten.

Plattformbetrieb

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E-Mail Texte

In unserem System haben Sie die umfassende Möglichkeit, nahezu alle automatisch versendeten E-Mails nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Diese Flexibilität ermöglicht eine personalisierte Kommunikation mit allen Beteiligten.

Empfängergruppen

Wer bekommt wann welche Nachricht?

Diese Übersicht zeigt, welche automatischen E-Mails das Awiti-System aktuell versendet – an Endnutzer, Teilnehmer, Unternehmen und Betreiber. Sie hilft Support, Vertrieb und Produkt dabei, Rückfragen schnell und konsistent zu beantworten. Unten aufgeführt finden Sie alle E-Mail-Vorlagen, die im Administrationsbereich unter „Inhalte → E-Mailtexte” aus der Perspektive des Betreibers eingestellt werden können.

ℹ️ Alle E-Mails basieren auf vorgefertigten Templates, die individuell unter Inhalte → E-Mailtexte angepasst werden können.

👤 Endnutzer (z. B. Bürgerinnen / Kartennutzerinnen)

Anlass	Beschreibung / Trigger
Registrierung	Nutzer erstellt ein neues Konto
Passwort vergessen	Passwort-Reset angefordert
Einladung ins Team (bestehender Account)	Bestehender Nutzer wird einem Team (z. B. Unternehmen) hinzugefügt
Einladung ins Team (neuer Nutzer)	Neuer Nutzer wird eingeladen
Zwei-Faktor-Authentifizierung	Sicherheitscode wird benötigt
Teilnehmervorschlag	Endnutzer schlägt neuen Teilnehmerbetrieb vor

🧾 Teilnehmer (z. B. Akzeptanzstellen wie Cafés, Shops etc.)

Anlass	Beschreibung
Neue Rechnung	Teilnehmer erhält neue Rechnung (z. B. monatlich)

🏢 Unternehmen (z. B. Arbeitgeber mit Mitarbeitergutscheinen)

Anlass	Beschreibung
Einladung ins Team (Nutzer hat Account)	Bestehender Nutzer wird hinzugefügt
Mitarbeitergutschein – Vorkassen-Rechnung	Rechnung zur Vorauszahlung wird erstellt
Mitarbeitergutschein – Zahlung erfolgreich	Bestätigung nach erfolgreicher Zahlung
Mitarbeitergutschein – Zahlung eingezogen	Lastschrift eingeleitet
Mitarbeitergutschein – Zahlungseingang bestätigt	Geldeingang bestätigt
Mitarbeitergutschein – Abweichende Zustellungsart	z. B. PDF statt physisch
Aufladung erfolgt	Information über Gutscheinaufladung
Überschreitung Limit 200 €	Wechsel auf PDF-Zustellung, Hinweis per Mail

🏛️ Betreiber der Region (z. B. Stadt, Stadtwerke, Wirtschaftsförderung)

Anlass	Beschreibung
Neuer Teilnehmer	Info über neuen Akzeptanzpartner
Neue Unternehmensregistrierung	Info über neues Unternehmen auf der Plattform
Neue Vereinsregistrierung	Info über neuen Verein
Mitarbeitergutschein – SEPA-Zahlungslauf	Ankündigung oder Ausführung eines SEPA-Laufs
Mitarbeitergutschein – Prüfung Vorkassen-Rechnung	Vorabprüfung bei neuen Vorkassen-Rechnungen

Verfügbare E-Mail-Formate

Es gibt drei verschiedene Arten von E-Mails im System:

Plain Text: Eine einfache Textnachricht ohne Formatierung. Sie können den Text beliebig anpassen.
Template: Eine E-Mail mit grafischer Gestaltung (Logo, grauer Rahmen, Button zur Homepage). Sie können den Text beliebig anpassen.
TWIG: Ein Format für komplexere E-Mails wie Bestellbestätigungen für den Online-Marktplatz. Sie können einzelne Textbausteine anpassen.

Template Beispiel:

Anpassungsmöglichkeiten

Für jedes E-Mail-Format stehen Ihnen verschiedene Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

1. Für Plain Text und Template E-Mails:

Typ-Auswahl: Wählen Sie zwischen 'Plain Text' für einfache Textnachrichten oder 'Template' für E-Mails mit Logo, Rahmen und Homepage-Button (siehe 1)
Betreff-Zeile: Bestimmen Sie den E-Mail-Betreff (siehe 2)
Platzhalter: In den E-Mails können Platzhalter verwendet werden, die unser System automatisch mit den entsprechenden Inhalten füllt. Die verfügbaren Platzhalter sind für jede E-Mail separat aufgelistet (siehe 3). Pflicht-Platzhalter sind in der E-Mail rot hervorgehoben.
Text: Legen Sie den E-Mail-Text fest (siehe 4). Den Standardtext können Sie über den Button laden (siehe 5). Beachten Sie, dass dabei Ihre bisherigen Änderungen mit dem Standardtext überschrieben werden.
Beispiel E-Mail: Sie können jederzeit eine Beispiel-E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse senden (siehe 6), um das Design und den Aufbau der E-Mail zu überprüfen. Damit die Änderungen in der Beispiel-E-Mail sichtbar sind, müssen Sie diese zuvor speichern.

2. Für TWIG E-Mails:

Überschrift: Die Überschriften (E-Mail-Betreff) von TWIG-E-Mails können derzeit nicht angepasst werden. Sie können zwar eine Überschrift eingeben (siehe 1), diese wird aber aktuell nicht im System übernommen.
Platzhalter-System: In den E-Mails können Platzhalter verwendet werden, die unser System automatisch mit den entsprechenden Inhalten füllt. Die verfügbaren Platzhalter sind für jede E-Mail separat aufgelistet (siehe 2). Notwendige Platzhalter sind in der E-Mail rot markiert.
Textbausteine (Input Felder): Die einzelnen Texte, die Sie anpassen können, werden in Inputfeldern angezeigt (siehe 3). Sie können den Text dort direkt bearbeiten. Falls Sie zum Standardtext zurückkehren möchten, können Sie diesen über den „Refresh"-Button neu laden (siehe 4).
Beispiel E-Mail: Sie können jederzeit eine Beispiel-E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse senden (siehe 5), um das Design und den Aufbau der E-Mail zu prüfen. Damit die Änderungen in der Beispiel-E-Mail sichtbar sind, speichern Sie diese bitte zuvor.

Wichtiger Hinweis: Speichern Sie Ihre Änderungen immer, bevor Sie eine Test-E-Mail versenden, um die aktuellste Version zu prüfen.