Überblick Plattformeinrichtung

Zahlungsdaten

Zahlungsdaten: Einstellungen, SEPA-Lastschrift, Gläubiger-ID, Steuersätze, Kontenverbindungen und Gebührenstruktur.

Plattformbetrieb

Grundeinstellungen

Die Zahlungseinstellungen regeln zentrale Abläufe für die Abwicklung von Zahlungen und Abrechnungen innerhalb der Plattform. Ein besonders wichtiger Bereich betrifft die SEPA-Lastschriftverfahren, die beim Verkauf von Gutscheinen über Gutscheinausgabestellen eingesetzt werden.

Dabei stehen zwei theoretische Varianten zur Verfügung:

B2B-Lastschrift (SEPA-Firmenlastschriftverfahren)
B2C-Lastschrift (SEPA-Basislastschriftverfahren COR1)

Wichtig: In diesem System muss zwingend die B2B-Lastschrift verwendet werden.

Warum B2B?

Die B2B-Lastschrift ist im Kontext der Gutscheinplattform die einzige korrekte Wahl, da sie:

insolvenzsicher ist: Rückbuchungen durch den Zahlungspflichtigen sind nach erfolgter Einlösung grundsätzlich nicht mehr möglich. Das schützt das Treuhandkonto und alle beteiligten Akteure.
buchungssicher ist: Die Zahlung wird im Zeitpunkt der tatsächlichen Buchung verarbeitet und kann nicht willkürlich widerrufen werden – das ist für die rechtssichere Verwaltung der Gutscheinguthaben essentiell.
prozesskonform zur Rolle der Ausgabestellen ist, da diese immer als unternehmerische Vertragspartner auftreten – was der rechtlichen Voraussetzung für B2B entspricht.

Die Verwendung der B2C-Lastschrift ist technisch nicht vorgesehen und führt zu rechtlichen und buchhalterischen Risiken.

Gläubiger-Identifikationsnummer

Damit Lastschriften über SEPA (egal ob B2B oder B2C) eingezogen werden können, benötigt der Systembetreiber eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID).

Diese Nummer ist ein eindeutiges Kennzeichen, das von der Deutschen Bundesbank vergeben wird und in ganz Europa gültig ist. Sie identifiziert eindeutig den Zahlungsempfänger (Gläubiger) gegenüber den Banken und Zahlungspflichtigen.

Beantragung

Die Gläubiger-ID wird zentral bei der Deutschen Bundesbank beantragt.
Der Antrag kann online gestellt werden über das Portal der Bundesbank:
👉 https://extranet.bundesbank.de/scp/
Die Vergabe ist kostenfrei.
Antragsteller können sowohl Unternehmen als auch Vereine oder sonstige Organisationen sein, die Lastschriften einziehen möchten.

Aufbau und Muster

Eine Gläubiger-ID besteht aus 18 Stellen und setzt sich wie folgt zusammen:

Ländercode (2 Stellen): Für Deutschland immer DE
Prüfziffer (2 Stellen): numerisch, wird automatisch vergeben
Kennzeichen für den nationalen Identifikator (3 Stellen): in Deutschland immer ZZZ
Individuelle Kennung (bis zu 11 Stellen): von der Bundesbank generiert, meist Ziffern

Beispielhafte Darstellung: DE98ZZZ09999999999

Wichtige Hinweise zur Verwendung

Die Gläubiger-ID ist personenbezogen für den Antragsteller (z. B. den Verein oder das Unternehmen) und darf nicht weitergegeben oder „geteilt“ werden.
Jede Organisation benötigt ihre eigene Gläubiger-ID.
Bei der Einrichtung im System muss die vollständige Gläubiger-ID exakt so eingetragen werden, wie sie von der Bundesbank vergeben wurde.
Zusätzlich benötigt jedes Lastschriftverfahren ein individuelles Mandat pro Zahlungspflichtigen (z. B. Händler), in dem diese Gläubiger-ID genannt wird.

Praxis-Tipp:
Halten Sie die Zugangsdaten und das Schreiben der Bundesbank gut verfügbar. Bei Änderungen (z. B. Adressänderung des Vereins oder Unternehmens) müssen diese zeitnah der Bundesbank gemeldet werden, damit die Gläubiger-ID weiterhin gültig bleibt.

Nummernkreise

Das System verwaltet separate Nummernkreise für:

Rechnungen (Prefix-Nächste Rechnungsnummer-Suffix)
Gutschriften (Prefix-Nächste Gutschriftsnummer-Suffix)
Geldtransits (Prefix-Nummer nächster Geldtransit-Suffix)
Bonustransits (Prefix-Nummer nächster Bonustransits-Suffix)

Wichtig: Änderungen an den Nummernkreisen können zu Lücken in der Nummerierung führen.

Steuersätze

Der Standard-Steuersatz für Rechnungen und Gutschriften beträgt 19% (normale Steuer).

Was gilt für umsatzsteuerbefreite Vereine?

Viele gemeinnützige Vereine betreiben mit Awiti eine eigene Gutscheinplattform, um regionale Wirtschaftskreise zu fördern oder soziale Projekte zu unterstützen. Dabei stellt sich häufig die Frage:

Muss ein umsatzsteuerbefreiter Verein die Servicegebühren für die Plattform mit oder ohne Umsatzsteuer ausweisen?

Die Antwort hängt von der steuerlichen Einordnung der Vereinstätigkeit ab.

1. Wann gilt ein Verein als umsatzsteuerbefreit?

Ein Verein kann aus verschiedenen Gründen von der Umsatzsteuer befreit sein, zum Beispiel:

durch die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (Umsatz unter 22.000 € jährlich),
durch eine Umsatzsteuerbefreiung für gemeinnützige Zwecke nach § 4 UStG.

Diese Steuerbefreiung gilt jedoch nicht automatisch für alle Tätigkeiten des Vereins, sondern muss je nach Art der Leistung geprüft werden.

2. Betrieb einer Gutscheinplattform = unternehmerische Tätigkeit?

Das Erheben von Servicegebühren für die Teilnahme an der Gutscheinplattform stellt in der Regel eine wirtschaftliche (unternehmerische) Leistung dar. In der Folge gelten für diese Leistung die allgemeinen umsatzsteuerlichen Vorschriften.

Das bedeutet:

Auch ein gemeinnütziger Verein kann in diesem Bereich umsatzsteuerpflichtig sein.
Es kommt nicht auf die Gemeinnützigkeit an, sondern auf die Art und den Umfang der konkreten Leistung.

3. Drei mögliche Fälle im Überblick

Fall	Umsatzsteuer auf Servicegebühren?	Hinweis auf der Rechnung
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)	❌ Nein	„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Nicht-kleinunternehmerisch, aber steuerpflichtige Tätigkeit	✅ Ja (i. d. R. 19 %)	Umsatzsteuer muss offen ausgewiesen werden
Spezifische Steuerbefreiung (§ 4 UStG)	❌ Möglich, aber selten bei Plattformbetrieb	Nur mit Prüfung durch Steuerberater

4. Praxisempfehlung für Vereine

Prüfen Sie, ob Ihre Plattformaktivität als wirtschaftliche Leistung gilt – in der Regel ist das der Fall.
Klären Sie, ob Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen (unter 22.000 € Jahresumsatz).
Lassen Sie sich bei Unsicherheit von einem Steuerberater unterstützen, um Haftungsrisiken zu vermeiden.
Rechnungen an Partnerbetriebe müssen korrekt sein: Entweder ohne Umsatzsteuer (mit Hinweis) oder zuzüglich 19 % USt.

Kontenverbindungen

Für die Nutzung ist ein Onlinebankingzugriff erforderlich. Es werden zwei zentrale Konten verwendet:

Treuhandkonto: Verwaltung der Gutscheinguthaben, Gutschriften und Ausschüttungen
- Bitte beachten Sie das eine Nutzung generell nur mit Onlinebankingzugriff möglich ist.
- Das Treuhandkonto ist das Konto auf dem die Gutscheinguthaben verwahrt werden. Alle eingehenden Gutscheine werden hier gutgeschrieben und alle ausgehenden Gutscheine werden von diesem Konto an die Teilnehmer ausgeschüttet. Dieses Konto muss zwingend verknüpft werden.
Gebührenkonto: Konto des Systembetreibers für Servicegebühren (IBAN endet auf 300)
- Das Gebührenkonto ist das Konto des Betreibers des Gutscheinsystem. Hier werden Servicegebühren eingezogen oder ausgeschüttet. Dieses Konto muss zwingend verknüpft werden.

Gebührenstruktur

In der Verwaltungsansicht der Regionen sind verschiedene Gebührenkonfigurationen für jeden Anwendungsfall hinterlegt. Die Gebührenstruktur setzt sich – je nach verwendeten Modulen – aus verschiedenen Komponenten zusammen.

Gebühreneinstellung

Folgende Gebühren sind einstellbar:

Stadtgutschein: Bei jeder Gutscheineinlösung fallen folgende Gebühren für die Teilnehmer an
Digitales Menü: Eine optionale Funktion.
Mitarbeitergutscheinverkauf: Eine optionale Funktion für Teilnehmer, die zusätzlich eigene Gutscheine nur für ihre Mitarbeiter anbieten möchten. Diese Funktion kann vom Betreiber für Teilnehmer freigeschaltet werden.
Hausgutschein: Eine optionale Funktion für Teilnehmer, die zusätzlich eigene Gutscheine nur für ihr Unternehmen anbieten möchten. Diese Funktion kann vom Betreiber für Teilnehmer freigeschaltet werden.
Bonuspunktevergabe: Betrifft das Bonuspunktesystem für Regionen, die ausschließlich mit Bonuspunkten ohne Gutschein arbeiten (nicht relevant).

Veraltete Felder (Zahlungsdaten)

In der alten Ansicht unter „Zahlungsdaten“ finden sich noch einige Felder, die in Folge eines Updates als „veraltet“ markiert wurden. Diese Felder sind entweder:

In den Bereich „Stammdaten > Punktesystem“ verschoben
Oder wurden funktional zusammengeführt

Wichtig:
Diese Felder bleiben sichtbar, dienen aber nur der Transparenz – sie sind technisch nicht mehr aktiv. Änderungen an diesen Feldern haben keinen Einfluss mehr auf das Systemverhalten.

Noch Fragen?

Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter, team@awiti.com!