Überblick Plattformeinrichtung

Gutscheinguthaben

Übersicht über ablaufende Gutscheinguthaben, Berechnungslogik und Erstellung des Berichts für Administratoren.

Plattformbetrieb

Übersicht ablaufender Gutscheinguthaben

In Awiti können Guthabenstände nach einem festgelegten Zeitraum verfallen, abhängig von der Gutscheinkonfiguration und den Kampagneneinstellungen. Zur Gewährleistung der finanziellen Transparenz und zur Unterstützung der Buchhaltung gibt es eine Funktion, die alle verfallenden oder verfallenen Guthabenstände identifiziert und auflistet.

Wichtig: Die Zeit bis zum Verfall von Gutscheinen wird bei Awiti flexibel von der jeweiligen Betreiberregion festgelegt. Nach aktueller Gesetzeslage (Stand: Mai 2025) gilt eine Mindestgültigkeitsdauer von 3 Jahren, wobei der Verfall zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres eintritt.

Übersicht „Gutscheinguthaben Warteliste"

Neben der Detailansicht einzelner Gutscheine stellt Awiti eine Übersichtstabelle bereit, in der die verfallenden Gutscheinbeträge für bestimmte Stichtage und Zeiträume zusammengefasst werden. Diese Ansicht ermöglicht es Administratoren, schnell einen Gesamtüberblick über relevante Beträge zu erhalten und bei Bedarf in die Details einzelner Berechnungen einzusteigen.

Berechnungslogik

Gegebenes Datum: Dies ist der frei wählbare Stichtag, auf den sich die Analyse beziehen soll (z. B. ein zukünftiges oder vergangenes Datum).
Gegebener Zeitraum: Dies ist der Zeitraum in Monaten, den ein Gutschein mindestens alt sein muss, um als verfallen zu gelten.

Einfach erklärt:

Das System betrachtet alle Gutscheinaufladungen, die älter sind als:

Gegebenes Datum – Gegebener Zeitraum

Diese werden als verfallen gewertet, und die entsprechenden Beträge fließen in die Spaltensummen ein.

Beispiel

Gegebenes Datum: 12.05.2025
Gegebener Zeitraum: 36 Monate

→ Alle Gutscheine, deren Guthaben vor dem 01.05.2025 aufgeladen wurden, gelten als verfallen. Die Werte erscheinen dann entsprechend in den Spalten „Gutscheinguthaben gesamt verfallen zum Stichtag" und „Kampagnenguthaben gesamt verfallen zum Stichtag".

Erklärung der Spalten in der Übersicht

Gegebenes Datum

Das Datum, auf das sich die Verfallsprüfung bezieht.

Gegebener Zeitraum

Zeitraum in Monaten, den ein Gutschein mindestens alt sein muss, um als verfallen zu gelten.

Gutscheinguthaben gesamt zum Stichtag

Das gesamte aktive Gutscheinguthaben zum gewählten Stichtag.

Kampagnenguthaben gesamt zum Stichtag

Anteil des Gesamtguthabens, der aus Kampagnen stammt (z. B. Bonusgutscheine).

Gutscheinguthaben gesamt verfallen zum Stichtag

Summe des berechneten verfallenen Gutscheinwerts zum Stichtag.

Kampagnenguthaben gesamt verfallen zum Stichtag

Anteil des verfallenen Guthabens, der auf Kampagnen zurückzuführen ist.

Ersucht von

Die E-Mail-Adresse der Person, die den Bericht angefordert hat.

Angefordert am

Zeitpunkt, zu dem der Bericht erstellt wurde.

Hinweis zur Verwendung

Die Tabelle zeigt stets eine Zusammenfassung der Gutscheinverfall-Auswertungen für verschiedene Kombinationen von Datum und Zeitraum. Pro Zeile lässt sich mit einem Klick auf das Symbol am rechten Rand die Detailansicht der betroffenen Gutscheine einsehen.

Diese Funktion eignet sich besonders für:

Bilanzielle Bewertungen
Transparenz gegenüber Steuerberatern oder Prüfern
Regelmäßige interne Kontrollen

So erstellen Sie den Bericht über verfallende Gutscheine

Navigieren Sie zu Verwaltungansicht → Gutscheine → Gutscheinguthaben. Wählen Sie ein bestimmtes Stichtagsdatum für den Bericht (z.B. heute oder Monatsende). Das System generiert eine herunterladbare Tabelle (CSV-Format) mit detaillierten Daten zu allen relevanten Gutscheinen.

Tabellenspalten-Beschreibungen

Interne ID des Gutscheindatensatzes.

uuid

Universell eindeutiger Gutscheincode (UUID) für den Gutschein, der z.B. zur Erstellung des QR-Codes genutzt wird.

type

Gibt den Gutscheintyp an (z.B. regulär, promotional).

name

Name des Gutscheininhaber, nur bei digitalen Gutscheinen.

shortCode

Benutzerfreundlicher Gutscheincode, der beim Checkout eingegeben werden kann.

externalCode

Optionales Feld für externe Referenzen, z.B. aus ERP- oder POS-Systemen.

balance

Verbleibendes Guthaben des Gutscheins (gesamt).

spacesBalance

Teil des Guthabens, der für bestimmte Unterkonten oder Anwendungsfälle reserviert ist (z.B. Bonus-Pools).

expiredTopUps

Wert der verfallenen Aufladungen, die ursprünglich dem Gutschein gutgeschrieben wurden.

spending

Gesamtbetrag, der mit diesem Gutschein ausgegeben wurde.Gesamtbetrag, der mit diesem Gutschein ausgegeben wurde.

spacesExpiredTopUps

Verfallener Aufladungswert im Kontext der reservierten Spaces.Verfallener Aufladungswert im Kontext der reservierten Spaces.

spacesSpending

Ausgaben aus dem reservierten Spaces-Anteil.Ausgaben aus dem reservierten Spaces-Anteil.

expiredBalance

Gesamtguthaben, das verfallen und nicht mehr einlösbar ist.Gesamtguthaben, das verfallen und nicht mehr einlösbar ist.

isBalanceExpired

Boolescher Wert (0 oder 1), der anzeigt, ob das Hauptguthaben verfallen ist.Boolescher Wert (0 oder 1), der anzeigt, ob das Hauptguthaben verfallen ist.

spacesExpiredBalance

Verfallener Anteil des reservierten Guthabens.Verfallener Anteil des reservierten Guthabens.

isSpacesBalanceExpired

Boolescher Wert (0 oder 1), der anzeigt, ob das reservierte Guthaben verfallen ist.Boolescher Wert (0 oder 1), der anzeigt, ob das reservierte Guthaben verfallen ist.

balanceOnGivenDate

Der berechnete Gutscheinstand zum ausgewählten Berichtsdatum.Der berechnete Gutscheinstand zum ausgewählten Berichtsdatum.

spaceBalanceOnGivenDate

Reserviertes Guthaben zum angegebenen Datum.Reserviertes Guthaben zum angegebenen Datum.

expiredBalanceAfterCollection

Erwarteter verfallener BetragnachAbschluss ausstehender Einzüge (optional, kann null sein).Erwarteter verfallener BetragnachAbschluss ausstehender Einzüge (optional, kann null sein).

Transparenz und benutzerdefinierte Ansichten

Bitte beachten Sie:

Dieser Bericht enthält alle Gutscheine, unabhängig davon, ob sie derzeit aktiv, verfallen oder noch einlösbar sind. Dieser Ansatz gewährleistet maximale Transparenz für Administratoren, Controller und Wirtschaftsprüfer.

Sie können jedoch gefilterte Ansichten erstellen, um sich auf bestimmte Fälle zu konzentrieren — zum Beispiel, um nur die Gutscheine anzuzeigen, deren Guthaben verfallen ist und abgeschrieben werden sollte.

💡 Beispiel: Verfallene Gutscheine in Excel filtern

So erstellen Sie eine Liste, die nur verfallene Gutscheine anzeigt:

Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel.
Klicken Sie irgendwo in die Daten und gehen Sie zum "Daten"-Tab.
Klicken Sie auf "Filter", um die Filterung für alle Spalten zu aktivieren.
Suchen Sie die Spalte mit dem Titel isBalanceExpired.
Klicken Sie auf das Filtersymbol und wählen Sie nur den Wert 1.
(Optional) Machen Sie dasselbe für isSpacesBalanceExpired, wenn Sie verfallene Guthaben aus Unterkonten einbeziehen möchten.

Sie haben nun eine übersichtliche Liste der verfallenen Gutscheine, die für Buchungsanpassungen oder weitere Analysen verwendet werden kann.