Die sieben Schritte
- Zugang bekommen. Ihr Network legt Ihr Unternehmen an und lädt Sie per E-Mail ein. Oder Sie registrieren sich selbst: „Als Betrieb“, dann „Unternehmen“.
- Mitarbeitende anlegen. Unter „Mitarbeiter“ legen Sie Personen einzeln an. Pflicht sind Vorname, Nachname und Personalnummer. Oder Sie importieren alle auf einmal aus einer CSV-Datei. Dafür gibt es eine Vorlage zum Herunterladen. Der Import hat drei Schritte: „Datei wählen“, „Spalten zuordnen“, „Prüfen“. Jede Personalnummer darf nur einmal vorkommen.
- Zuwendung anlegen. Eine Zuwendung ist Guthaben, das Sie einer Person geben. Es gibt zwei Arten: die „Steuerfreie Zuwendung“, einmalig oder monatlich, und den „Persönlichen Anlass“. Sie wählen Betrag und Datum. Monatliche Zuwendungen folgen immer am selben Tag des Monats.
- An das Konto der Mitarbeitenden denken. Damit eine Zuwendung ankommt, braucht die Person ein eigenes Konto bei der Karte Ihres Networks. Fehlt es, zeigt das Portal vor der Freigabe „Kein App-Konto hinterlegt.“
- Zahlung einrichten. Unter „Zahlung & Rechnungen“ wählen Sie die Zahlungsart: „SEPA-Lastschrift“ oder „Vorkasse-Rechnung“. Für die Lastschrift laden Sie das unterschriebene Mandat als PDF hoch.
- Zuwendungen freigeben. Wählen Sie unter „Zahlungsabwicklung“ die Einstellung „Manuell anstoßen“. Dann sehen Sie unter „Offene Zuwendungen“, was fällig ist, und geben es frei. Freigeben darf, wer das Unternehmen im Portal verwaltet. Mit der Freigabe wird das Guthaben gebucht. Das lässt sich nicht zurücknehmen.
- Zeigen, wo eingelöst wird. Unter „Akzeptanzstellen“ steht die Liste der Partner Ihres Networks. Die Liste lässt sich exportieren, zum Beispiel für einen Aushang.
Was Sie auf der Startseite sehen
Die Startseite Ihres Portals zeigt unter „Voraussichtliche Kosten“, was im laufenden Monat fällig und noch nicht freigegeben ist, und die Zahl Ihrer aktiven Mitarbeitenden. Mit der Einstellung „Manuell anstoßen“ steht dort auch, wenn Zuwendungen auf Ihre Freigabe warten.
Kurz gefragt
Wie lege ich viele Mitarbeitende auf einmal an?
Per Import aus einer CSV-Datei mit der Vorlage zum Herunterladen, in drei Schritten: „Datei wählen“, „Spalten zuordnen“, „Prüfen“. Jede Personalnummer darf nur einmal vorkommen.
Welche Arten von Zuwendungen gibt es?
Die „Steuerfreie Zuwendung“, einmalig oder monatlich, und den „Persönlichen Anlass“. Monatliche Zuwendungen folgen immer am selben Tag des Monats.
Was bedeutet „Kein App-Konto hinterlegt“?
Die Person hat noch kein eigenes Konto bei der Karte des Networks; ohne Konto kommt die Zuwendung nicht an.
Lässt sich eine Freigabe zurücknehmen?
Nein. Mit der Freigabe wird das Guthaben gebucht.