Übergabe Buchhaltung

Begriffsdefinition 'Buchungslauf'

Der sogenannte Buchungslauf ist die Bezeichnung innerhalb der Awiti-Plattform für alle nötigen Schritte zur Überführung aller noch nicht abgerechneten Transaktionen in einzelne Abrechnungsdokumente, die dann gemeinsam in Form einer gesammelten Ausführungsanweisung mittels Onlinebanking an die Bank, bei der das Treuhandkonto geführt wird, übergeben wird. 

Details zu der Überführung von Transaktionen in Abrechnungsdokumente finden Sie in dieser Anleitung im Bereich Transaktionen. In diesem Dokument gehen wir auf die erstellten Abrechnungsdokumente und deren weitere Nutzung und Übergabe an Ihre Buchhaltung oder Drittsysteme ein.

Überblick über Abrechnungdokumente

Folgende ausgehende Abrechnungsdokumente werden im Zusammenhang mit dem Stadtgutschein in Awiti erstellt:

  • Rechnungen an Teilnehmer (d.h. Händler, Gastronomen oder Dienstleister): Teilnehmer können im System als Akzeptanzstelle und/oder Ausgabestelle für Gutscheine aktiv sein. Die Abrechnung fasst beides zusammen.
  • (1) Gutscheinverkauf zeigt die gesamte Summe der verkauften Gutscheine im Abrechnungszeitraum. Auf Gutscheinverkäufe werden keine Steuern erhoben.
  • (2) Servicegebühren für die Gutscheinakzeptanz werden anhand des Gesamtbetrags der bei diesem Teilnehmer eingelösten Gutscheine berechnet.
  • (1) Gutscheinkauf führt den Gesamtbetrag aller erworbenen Mitarbeitergutscheine auf. Auf Gutscheinverkäufe werden keine Steuern erhoben.
  • (2) Servicegebühr für Gutscheinkauf werden dem Unternehmen in Rechnung gestellt und auf das Treuhandkonto eingezahlt.
  • Rechnungen für Massenaufladungen von QR-Code-Listen, die ausschließlich direkt durch den Betreiber erfolgen können. Auf Gutscheinverkäufe werden keine Steuern erhoben.
  • (1) Gutscheinkauf führt den Gesamtbetrag im Stapelverfahren aufgeladenen Gutscheine. 
  • Rechnungen für Einzelaufladungen von Gutscheinen von Endkunden in Form von Geschenkgutscheinen oder Aufladung des digitalen Accounts (App). Auf Gutscheinverkäufe werden keine Steuern erhoben.
  • Hinweis: Voransicht des Abrechnungsdokuments wird an dieser Stelle nachgereicht. 

Funktionen für Abrechnungdokumente

  • Die Liste der ausgehenden Abrechnungen enthält Abrechnungen mit dem Status 'Open' und Abrechnungen mit dem Status 'Done':
  • Status 'Open': Diese Abrechnungen wurden erfolgreich vorbereitet, aber bisher noch nicht an die Bank weitergeleitet. 
  • Status 'Done' Diese Abrechnungen wurden erstellt und bereits erfolgreich an die Bank weitergeleitet und dort verarbeitet. Die eingehenden und ausgehenden Zahlungen sind somit erledigt. 

Dokumentenüberblick einer Bespielregion

Ausgehend von einem wöchentlichen Buchungslauf entstehen folgende Dokumente, die an die Buchhaltung übergeben werden müssen:

  • 1 Dokument pro Woche pro Teilnehmer (Händler, Gastronom, Dienstleister)
  • 1 Dokument pro Monat pro Unternehmen, das Mitarbeitergutscheine ausstellt
  • 1 Dokument pro Massenaufladung
  • 1 Dokument pro Einzelaufladung pro Endkunde

Bei 50 aktiven Teilnehmern, 50 aktiven Unternehmen und üblichem Umfang bei Massenaufladungen und Einzelaufladungen sind dies ~300-600 Abrechnungsdokumente pro Monat.

Export an die Buchhaltung

Für den regelmäßigen Export der Daten an Ihre Buchhaltung steht ein Export als CSV und ein Download aller Abrechnungsdokumente zur Verfügung.

  • Export als CSV: Alle Abrechnungsrelevanten Daten sind in dieser Datei enthalten.
  • Download der Abrechnungsdokumente: Es wird eine als ZIP komprimierte Daten mit allen Abrechnungsdokumenten als PDF zur Verfügung gestellt. Der Download erfolgt somit in einer Datei und kann komfortabel weiter bearbeitet werden.